Assistant(e) de Direction H/F

Levallois-Perret
Publié le  03 Janvier 2018
Réf:
AD-ECN
CDI
Notre service Etudes Constructions Neuves, faisant partie du Pôle cadre de vie, recherche son assistant ou assistante de direction.

Missions :

L’assistant(e) a pour mission de prendre en charge les tâches administratives du service afin d’optimiser la gestion de son activité. Il est l’interface entre son responsable, les collaborateurs et les intervenants internes et externes.
Dans ce cadre, il intervient dans les domaine suivants :

Etudes et Marchés

  • Gérer des marchés à procédure adapté type 1 et 2 (MAPA), notamment :
  1. Suivi fiche de recensement,
  2. Saisie de l’annonce MAPA 2,
  3. Gestion de la plateforme DEMATIS,
  4. Traitements administratifs,
  5. Participation à l’analyse,
  6. Rédaction des courriers de notification.
  • Marchés formalisés : suivi de la fiche de lancement …
  • Demander les devis des AMO, BET, SPS… désignés par accord cadre,
  • Faire le lien avec le service mandatement pour saisie sur ARAVIS des MAPA avec transmission des documents nécessaire,
  • Lancer l’organisation des jurys (MOe et CR) (en lien avec les assistantes du Directeur Général et du Président, qui contactera SMP pour les autres membres),
  • Gérer les tableaux de suivi de marché et d’opérations (récap et avancement),
  • Gérer les autorisations administratives, DT, PC, panneau, huissier…

Financement :

  • Compiler et déposer les dossiers demande agrément,
  • Participer à l’élaboration des demandes d’accord de principe CDC,
  • Préparer les dossiers d’autres financeurs (1%, région, département),
  • Préparer les délibérations et conventions réservataire à présenter au bureau,
  • Préparer les demandes d’offre de prêt,
  • Préparer les conventions de garantie d’emprunt et de subventions,
  • Monter et tenir les dossiers de suivi financier (appel de fond géré par autre service).

Assistance administrative

  • Garantir les délais de réponse,
  • Etre le référent des outils de dématérialisation,
  • Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique et assurer la diffusion des documents,
  • Suivre les projets et les activités du service,
  • Trier, classer et archiver des documents y compris électroniques,
  • Exécuter, vérifier la conformité et suivre des procédures et décisions administratives,
  • Chrono des délégations de signature,
  • Organiser et planifier des réunions pour la Direction, en particulier lorsqu’il s’agit de réunions multi-acteurs (telles que des comités techniques) et d’aider le responsable de l’opération à croiser les agendas de plus de 2 intervenants (MOE, BET, institutionnels…).
  • Réaliser les présentations ainsi que la saisie d’informations,
  • Renseigner et exploiter des tableaux de bord de suivi d’opérations,
  • Participer aux réunions,
  • Rédiger les courriers et comptes rendus.

Assurer la réception des appels téléphonique pour la Direction en cas d’absence,

 

  • Assurer l’accueil des visiteurs internes et externes,
  • Recevoir et filtrer les appels téléphoniques,
  • Traiter les demandes ou orienter les appels.

Formations requises

 

  • Bac + 2 (secrétariat, assistante de direction ou de gestion) ou expérience équivalente.

Compétences techniques et comportementales

Compétences techniques :

  • Connaissance de l’environnement du logement social, des process du montage et des circuits administratifs internes et externes,
  • Connaissance de la règlementation des opérations d’investissement,
  • Maîtrise des outils bureautiques (PowerPoint, Excel, Word) et informatiques (logiciel Aravis),
  • Connaissance souhaitable des procédures internes notamment en comptabilité.

Compétences comportementales :

  • Qualités relationnelles,
  • Discrétion,
  • Capacités rédactionnelles et orales,
  • Sens du travail en équipe,
  • Rigueur et méthode dans l’organisation du travail,
  • Autonomie et réactivité.
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